Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist: Melvenis GmbH Uhlandstraße 28 10719 Berlin Deutschland Vertreten durch die Geschäftsführer Benjamin Alon Meiler und Henry Christopher Sewing Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 290724 B E-Mail: support@passion.tax

• Stammdaten: Name, Anrede, Titel, Geburtsdatum, Steuer-ID (bei Mandanten), Berufsbezeichnung und Kammer (bei Steuerberatern)
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift
• Vertrags- und Falldaten: Sachverhalte, hochgeladene Dokumente, Mandatsvereinbarungen, Bewertungen
• Kommunikationsdaten: Nachrichten zwischen Mandant und Steuerberater
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, Sitzungs-Cookies, IP-Adressen (zur Sicherheit und Missbrauchsprävention)

• Plattformbetrieb und Bereitstellung der Funktionen
• Vorschlag passender Steuerberater zu Mandantenanfragen
• Kommunikation und Dokumentenaustausch zwischen den Parteien
• Qualitätssicherung über Bewertungen und Aktivitätsmessung
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattformleistungen, Zuordnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigte Interessen (Sicherheit, Missbrauchsprävention, Qualitätssicherung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung (z.B. für optionale Newsletter, soweit angeboten)

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland): Bereitstellung des von uns selbst betriebenen Servers im Rechenzentrum Nürnberg, auf dem die Anwendung, die Datenbank, der Anmeldedienst und der Dokumentenspeicher laufen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Hetzner ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
• Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris (Frankreich): KI-gestützte Klassifikation, Kommunikationsentwürfe, Auswertung hochgeladener Dokumente und Matching (Passion Tax KI). Mistral ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und hat seinen Sitz in der Europäischen Union.
• Invecorum GmbH, Sophienstraße 40, 38118 Braunschweig (Deutschland): KI-gestützte Bearbeitung komplexer Aufgaben (Fallanalyse, Gutachten- und Briefentwürfe, Recherche, Qualitätsprüfung). Invecorum ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; das Hosting erfolgt in Deutschland in Rechenzentren nach ISO 27001 mit BSI-C5-Testat, Mandantendaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Resend (USA): Versand transaktionaler E-Mails (Benachrichtigungen). Verarbeitung auf Basis von SCCs.
• Mollie B.V., Amsterdam (Niederlande): Abwicklung von Zahlungen, die über die Plattform laufen. Übermittelt werden die für die Zahlung erforderlichen Angaben, insbesondere Betrag, Verwendungszweck und die Kontaktdaten der zahlenden Person; Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN geben Sie unmittelbar bei Mollie ein und nicht bei uns. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Soweit Mollie als Zahlungsdienstleister eigenen gesetzlichen Pflichten unterliegt, etwa der Geldwäscheprävention, verarbeitet Mollie die Daten insoweit in eigener Verantwortung.

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben (insbesondere §147 AO und §257 HGB, bis zu 10 Jahre für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen).

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung (Session-Cookies). Diese sind für den Betrieb der Plattform unerlässlich. Es findet kein Tracking durch Dritte und keine Werbeprofilierung statt.

Passion Tax setzt KI-Modelle von Mistral AI (Frankreich) und, für komplexe Aufgaben, von Invecorum (Deutschland) ein, um:

• steuerliche Sachverhalte automatisch zu klassifizieren und passende Beratungsprodukte vorzuschlagen,
• geeignete Steuerberater auf Basis von Fachgebiet, Verfügbarkeit und Qualitätskennzahlen vorzuschlagen (Matching),
• Steuerberatern Antwortentwürfe für die Mandantenkommunikation zur Verfügung zu stellen.

Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung: Die finale Mandatsannahme, Beratung und Übermittlung von Ergebnissen erfolgt stets durch den menschlichen Steuerberater. Die KI dient ausschließlich der Vorbereitung und Effizienzsteigerung. Ein Recht im Sinne von Art. 22 DSGVO auf Nicht-Unterwerfung unter eine ausschließlich automatisierte Entscheidung wird daher nicht berührt.

Nach Abschluss und Bewertung eines Falls erstellt die Passion Tax KI eine fachliche Zusammenfassung des Falls (Steuerart, Risikoeinschätzung, Zusammenfassung des Sachverhalts, Gestaltungsoptionen, Ergebnis, Schlagworte) und legt sie in einem internen Wissensarchiv ab. Zweck des Archivs ist die Recherche vergleichbarer Fälle durch die auf der Plattform registrierten Steuerberater. Das Archiv ist ausschließlich für Steuerberater und die Plattformadministration einsehbar, nicht für andere Mandanten oder Dritte.

Die Passion Tax KI wird dabei angewiesen, Namen, Anreden, Geburtsdaten, Anschriften, Steuer-Identifikationsnummern, Konto- und Aktenzeichen sowie Firmennamen zu entfernen und Beträge sowie Datumsangaben zu vergröbern. Der Archiveintrag bleibt jedoch intern mit dem Ursprungsfall verknüpft. Die Einträge sind daher pseudonymisiert im Sinne von Art. 4 Nr. 5 DSGVO und nicht anonym; sie bleiben personenbezogene Daten, für die diese Datenschutzerklärung und Ihre Rechte nach Punkt 7 gelten.

Eine gesonderte Löschfrist für Einträge des Wissensarchivs ist derzeit nicht festgelegt.

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: E-Mail: support@passion.tax Postanschrift: Melvenis GmbH, Uhlandstraße 28, 10719 Berlin.